エクセル&ワードを使った宛名ラベルの作り方

セルフマガジンを郵送するために、宛名ラベルの作り方を調べました。
業者に発注しなくても、自宅で簡単に作れます。方法をまとめました。

1. エクセルで住所録を作る

エクセルで住所録を作成します。

氏名、郵便番号、住所など、宛名ラベルに記載する事項を入力しましょう。
数字は半角文字を使います。

入力が完了したら、「住所録」などわかりやすい名前をつけて、デスクトップに保存します。
後で使うよ〜。

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Fig.1 住所録

2. ワードを起動(ラベル作成&印刷)

ここからは、ワードでの作業です。

1) ワードを起動して、「白紙文書」を立ち上げましょう。(写真はoffice for macです)

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Fig.2 ワード起動画面

2) ワードを起動したら、「差し込み文書」のタブをクリック

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Fig.3 差し込み文書のタブを選択

3) 差し込み印刷タブ内のメニューから、「差し込み印刷の開始」を選び、「ラベル」をクリック

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Fig.4 差し込み印刷の開始のアイコン

クリックすると、下の画面が表示されます。

宛先は空欄でOK。この時点ではエクセルデータは使えません。

使う宛名ラベルの種類(メーカー、型番)は、[ラベル製品名]のタブから選択出来ます。

4) 使うラベルを指定したら、OKをクリック。

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Fig.5 ラベル作成画面

5)[宛先の選択]アイコンをクリックして、[既存のリストを使用]をクリック

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Fig.6 宛先の選択アイコン。ここから[既存のリストを使用]を選択

6) ブックを開くという画面が表示されるので、OKをクリック

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Fig.7 住所録選択後の画面。住所録全体を宛名ラベルに印刷するなら、セルの範囲は空欄でOK

7)作成した住所録を選択すると、[ラベルの編集]画面が現れる。
[差し込みフィールドの挿入]タブから、印刷したい項目順にクリックしていく。
「〒」の記号は、「ゆうびんばんごう」と入力して変換すると出る。
氏名の後の敬称(様、御中)も、この画面で入力しておくと後の作業がスムーズ。
入力が終わったら、OKをクリック。

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Fig.8 ラベル編集。差し込みフィールドはエクセルで作成した住所録の項目しか選べない。
追加はできないので注意。

8) [結果のプレビュー]で、住所録を反映させる

結果のプレビューアイコンをクリックすると、住所録の内容に変更される。

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Fig.9 結果のプレビューアイコン。これをクリックするだけ。

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Fig.10 結果が反映されたラベル。

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Fig.11 結果のプレビューアイコン

宛名ラベルの枠の中に、Fig.10で設定した項目が表示されます。

[結果のプレビュー]をクリックすると、住所録の情報が反映されます。

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Fig.12 住所録の情報が反映された宛名ラベル

3)ラベルの編集

9) 完了と差し込みから、ラベルの編集を選択 

クリックすると、新たなワード画面が開きます。

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Fig.13 完了と差し込みのアイコン

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Fig.14 ラベルの編集をクリックしたあとの、ワード画面。
見た目はさっきまでの画面と変わらないが、文字の入力、消去ができる。
余白のところは、不要な文字を消しておくと、シートが無駄にならないよ。

4)ラベル印刷

いよいよ印刷です。

編集画面(Fig.14)で編集したら、印刷をクリックするだけ。
PDFやプレビューで開くと、ラベルシートの枠が表示されないので不安になるかもしれませんが、大丈夫。通常の印刷と同様に、印刷しましょう。

特別なソフトを使わなくても作れます。
一番大変なのは、エクセルで住所録を作るところかも。

宛名ラベルは、ワードで作成したものと同じラベルシールを使う必要があることに注意。
あらかじめ対応しているラベルシールを調べてから買うことをおすすめします。

写真の無断使用を固く禁じます。

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