googleフォームの作り方と通知設定

道景マガジンの申し込みフォームを作成するため、googleフォームを作成しました。
フォーム自体の作成はとても簡単。
5分あればできます。

今回はフォームから入力があった場合、自分宛に通知が届く設定にしました。
申込者へのメール自動返信の設定はハードルが高く、今回は断念。

フォームと自分宛への通知設定は以下です。
慣れれば、30分以内に作業が完了します。

注意点は、gmailアカウントを持っていないと、通知設定できないこと。
Gmail以外のメール(他のドメイン、独自ドメイン)ユーザーは、Gmailで使用しているメールの送受信ができる設定にする必要があります。

1) googleフォームにアクセスし、フォームを作成

質問したい項目と、回答枠を作ります。
記述式か、選択肢形式かは選べます。
何度でも変更OK。
必須事項、質問事項のフォームを作ります。

2) googleドライブに戻り、フォームに名前をつける

「名もないドキュメント」というような名前なので、きちんと名前をつけましょう。

3) 1)で作成したドキュメントを開く

公にするなら、view形式のURLを貼りましょう。
URLはテキストエディットなどにコピペしておき、ブックマークに追加しておくと作業がラクです。
view形式は、画面右上の目玉のマークをクリックすると表示されます。

1)〜3)が終わったら、一度フォームからテスト送信します。
正確な回答でなくても構いません。
テスト送信の結果から、メール通知の設定をします。

ここから自分宛へのメール通知設定です

4) フォームを編集モードにし、回答をクリック

フォームを編集モードにして、[回答]タブに切り替えます。
上が緑色の、エクセルに似たアイコンがあるので、そこをクリック。

5) エクセル風のページが開くので、[ツール]から、[通知ルール]を選択

160917_form-1

Fig.1 googleドライブ内の、エクセル風のページ

エクセル風のページを開くと、テスト送信の結果が反映されている。
上の項目から、[ツール]を選び、[通知ルール]をクリック。

160917_form-2

Fig.2 ツールタブ内の項目。

ここで設定できるルールは2つ。

「特定の時間に知らせるor申し込みがあったときその都度知らせる」で、その都度知らせるを選択し、保存。

以上です。

この設定のメリットは2つ。

① エクセル様のページに申込者の情報が項目ごとに反映されている。
そのため、メールから送付に必要な情報をコピペする手間がない。

② エクセル様ファイルをそのままダウンロードして、エクセルで開ける。
データは保持されているので、宛名ラベルの作成も容易。

わたしの場合、宛名ラベルに郵便番号、住所、氏名を印刷しています。
宛名ラベル作るのは簡単なんだけど、入力作業がなまら手間なのです。
その手間を省けるだけでもよかった。

というわけで、道景マガジン申し込みフォームはこちら。
少しでもマガジンに興味がある方は、ぜひお申し込みください。
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